دستگاه حضور و غياب

مطالعات تحقيقاتي سال ۲۰۱۱ نشان داده‏اند كه %۶۰ سازمان‏ها از زمان‏بندي اتوماتيك استفاده مي‏ كنند. تنها در چند سال گذشته به علت لايحه مراقبت ‏هاي مقرون به صرفه و فشارهاي مالي و تاكيد بر بهبود بهره ‏وري در كار اين ميزان افزايش يافته ‏است.

خوب پس بخش‏ها چگونه از دستگاه حضور و غياب خود استفاده مي ‏كنند؟

ما نگاهي به Veritime، سامانه‏ مديريت حضور و غياب خود انداخته ‏ايم و چند مولفه‏ بسيار معروف و مفيد را به اشتراك گذاشته‎‏ايم، در اينجا چند مولفه‏ مطلوب آمده است.

تصديق برگه زمان‏بندي
آيا مي‏خواهيد دقت زمان‏گيري كارمند خود را بهبود بخشيد؟ البته كه مي‏خواهيد.
براي رسيدن به اين هدف، بسياري از قسمت ‏هاي كاري با سامانه‏ مديريت حضور و غياب از برگه زمان‏بندي و مرور آن و فرآيند تصديق اين برگه ‏ها استفاده مي‏ كنند. بيشتر قسمت‏ ها حداقل به مديري براي بررسي اين برگه ‏ها قبل از ارائه به بخش كارپردازي نياز دارند. سامانه‏ شما بايد به شما اجازه‏ تنظيم اين فرآيند را به همان روشي كه مي‏خواهيد بدهد و ميزان درستي آن را مشخص كند. مديران مي‏ توانند زمان كارمندان خود را بررسي و آن را تاييد و يا رد كنند.
بعضي قسمت‏ ها نيز از ايميل براي يادآوري دوره‏ حقوق به مديران خود استفاده مي‏ كنند، و بعضي ديگر گزينه ‏هاي واگذاري ديجيتال براي حذف كاغذ بازي ‏هاي غير ضروري را به كار مي‏ برند.

قانون كار بر ساعت هفتگي
بخش‏ هاي اداري عاشق توانايي هستند كه با سامانهي زمان‏گيري بدست مي‏ آورند و مي ‏توانند دقيقا كار هفتگي را محاسبه كنند و دقيقا براي همان زمان به كارمندان خود حقوق دهند.
با سامانه‏ حضور و غياب خود، شما بايد بتوانيد قوانين ويژه ‏اي براي پرداخت كار بر ساعت، و زمان كار شده‏ طبق برنامه وضع كنيد، براي مثال اگر كارمندتان ۵/۱ برابر برنامه‏ زماني كار كرد، يا دو برابر كار كرد، يا به طور تركيبي كار كرد.

تقويم برتر
همه بايد رويدادهاي بخش خود را – تعطيلات، مرخصي‏ ها، حوادث، تاخير، خروج زودتر – كه بر برنامه و حقوق كارمندان تاثير مي‏ گذارد، مديريت كنند. به اين دليل است كه تقويم برتر مولفهي معروفي در سامانه‏ هاي حضور و غياب است.
با اين تقويم در نرم ‏افزار زمان‏گيري خود، مي‏ توانيد رويدادهاي خود را ايجاد كرده و آنها را براي هر فردي يا گروهي خاص از كارمندان تان اعمال كنيد. اين رويدادها به طور خودكار براي برنامه‏ مناسب كارمندان نشان داده شده است. به اين معنا كه هر قسمت نبايد وارد رويدادهاي هر كارمند شود و كارمند نيازي به اطلاع دادن غيبت آن روز خود ندارد. بر اساس قوانيني كه وضع مي‏ كنيد سامانه به طور خودكار قوانين پرداختي آن روز را اعمال مي‏كند.
دستگاه حضور و غياب همچنين بايد روزهايي كه به طور غير منتظره مجددا برنامه‏ ريزي مي‏ كنيد را اداره كند. براي مثال اگر حوزه‏ شما به علت بارش برف از روز مدرسه خارج مي‏ شود مي‏ توانيد «روز برنامه مجدد» و روز جبراني ‏اي كه خارج از برنامه‏ معمول كارمندان است را در تقويم تنظيم كنيد. (مثل يك روز جمعه يا يك روز پس از پايان سال تحصيلي)

گزارش ليست حقوقي اختصاصي
يكي از بهترين فوايد سامانه‏ مديريت حضور و غياب ارسال داده‏ هاي دقيقي است كه از سامانهي ليست حقوقي خود جمع كرده ايد. اكثر قسمت‏ ها با سامانه‏ هاي زمان‏گيري از گزارش خروجي ليست حقوق براي محاسبه‏ زماني كارمندان استفاده مي‏ كنند كه شامل اسامي كارمندان، نوع كار، شماره حسابداري، گزينه‏ هاي كارمزد، مكان‏ ها، دلايل غيبت و موارد ديگر هستند.
يك سامانه‏ي منعطف گزارشاتي پيش‏ ساخته را ارائه مي‏ دهد و به شما اجازه مي دهد تا گزارشات اختصاصي خود را بر اساس نيازتان بنويسيد. اين گزارشات اختصاصي دسته‏ بندي، فيلتر، و داده ‏هاي گروهي را ميسر مي ‏سازد تا به راحتي زمان‏بندي و استثنائات پرداخت را مشاهده كنيد و داده‏ ها را براي ليست حقوقي مورد بررسي قرار دهيد.
وارد كردن و خروجي گرفتن اين اطلاعات ساعت ‏هاي كار دستي ثبت داده‏ ها در ليست حقوقي را حفظ مي‏ كند و خطر اشتباه را كاهش مي‏ دهد.

رديابي معلمان جايگزين
آيا مي‏دانستيد مي ‏توانيد با اين سامانه زمان كاري معلمان جايگزين را نيز رديابي كنيد؟
در حالي كه سامانه‏ خودكار sub-calling وظايفي را كه كارمندان جايگزين پذيرفته ‏اند ثبت مي‏ كند، سامانه‏ي k-12 زمان حقيقي كار هر كارمند جايگزين را مي‏ گيرد. قسمت‏ هاي آموزشي از اين مولفه براي بررسي زماني كه كارمندان جايگزين كار مي‏ كنند استفاده مي‏ كنند تا ساعات كاري آنها در لايحه‏ مراقبت مقرون به صرفه (به ويژه براي جانشينان كارهاي چندگانه در مكان ‏هاي متفاوت) را گزارش دهند.
به علاوه (مختص به Veritime) كارمندان جايگزين شما مي‏توانند با يك ID و يا Pin وارد Aesop و يا Veritime شوند.

مطالعات تحقيقاتي سال ۲۰۱۱ نشان داده‏اند كه %۶۰ سازمان‏ها از زمان‏بندي اتوماتيك استفاده مي‏ كنند. تنها در چند سال گذشته به علت لايحه مراقبت ‏هاي مقرون به صرفه و فشارهاي مالي و تاكيد بر بهبود بهره ‏وري در كار اين ميزان افزايش يافته ‏است.

خوب پس بخش‏ها چگونه از دستگاه حضور و غياب خود استفاده مي ‏كنند؟

ما نگاهي به Veritime، سامانه‏ مديريت حضور و غياب خود انداخته ‏ايم و چند مولفه‏ بسيار معروف و مفيد را به اشتراك گذاشته‎‏ايم، در اينجا چند مولفه‏ مطلوب آمده است.

تصديق برگه زمان‏بندي
آيا مي‏خواهيد دقت زمان‏گيري كارمند خود را بهبود بخشيد؟ البته كه مي‏خواهيد.
براي رسيدن به اين هدف، بسياري از قسمت ‏هاي كاري با سامانه‏ مديريت حضور و غياب از برگه زمان‏بندي و مرور آن و فرآيند تصديق اين برگه ‏ها استفاده مي‏ كنند. بيشتر قسمت‏ ها حداقل به مديري براي بررسي اين برگه ‏ها قبل از ارائه به بخش كارپردازي نياز دارند. سامانه‏ شما بايد به شما اجازه‏ تنظيم اين فرآيند را به همان روشي كه مي‏خواهيد بدهد و ميزان درستي آن را مشخص كند. مديران مي‏ توانند زمان كارمندان خود را بررسي و آن را تاييد و يا رد كنند.
بعضي قسمت‏ ها نيز از ايميل براي يادآوري دوره‏ حقوق به مديران خود استفاده مي‏ كنند، و بعضي ديگر گزينه ‏هاي واگذاري ديجيتال براي حذف كاغذ بازي ‏هاي غير ضروري را به كار مي‏ برند.

قانون كار بر ساعت هفتگي
بخش‏ هاي اداري عاشق توانايي هستند كه با سامانهي زمان‏گيري بدست مي‏ آورند و مي ‏توانند دقيقا كار هفتگي را محاسبه كنند و دقيقا براي همان زمان به كارمندان خود حقوق دهند.
با سامانه‏ حضور و غياب خود، شما بايد بتوانيد قوانين ويژه ‏اي براي پرداخت كار بر ساعت، و زمان كار شده‏ طبق برنامه وضع كنيد، براي مثال اگر كارمندتان ۵/۱ برابر برنامه‏ زماني كار كرد، يا دو برابر كار كرد، يا به طور تركيبي كار كرد.

تقويم برتر
همه بايد رويدادهاي بخش خود را – تعطيلات، مرخصي‏ ها، حوادث، تاخير، خروج زودتر – كه بر برنامه و حقوق كارمندان تاثير مي‏ گذارد، مديريت كنند. به اين دليل است كه تقويم برتر مولفهي معروفي در سامانه‏ هاي حضور و غياب است.
با اين تقويم در نرم ‏افزار زمان‏گيري خود، مي‏ توانيد رويدادهاي خود را ايجاد كرده و آنها را براي هر فردي يا گروهي خاص از كارمندان تان اعمال كنيد. اين رويدادها به طور خودكار براي برنامه‏ مناسب كارمندان نشان داده شده است. به اين معنا كه هر قسمت نبايد وارد رويدادهاي هر كارمند شود و كارمند نيازي به اطلاع دادن غيبت آن روز خود ندارد. بر اساس قوانيني كه وضع مي‏ كنيد سامانه به طور خودكار قوانين پرداختي آن روز را اعمال مي‏كند.
دستگاه حضور و غياب همچنين بايد روزهايي كه به طور غير منتظره مجددا برنامه‏ ريزي مي‏ كنيد را اداره كند. براي مثال اگر حوزه‏ شما به علت بارش برف از روز مدرسه خارج مي‏ شود مي‏ توانيد «روز برنامه مجدد» و روز جبراني ‏اي كه خارج از برنامه‏ معمول كارمندان است را در تقويم تنظيم كنيد. (مثل يك روز جمعه يا يك روز پس از پايان سال تحصيلي)

گزارش ليست حقوقي اختصاصي
يكي از بهترين فوايد سامانه‏ مديريت حضور و غياب ارسال داده‏ هاي دقيقي است كه از سامانهي ليست حقوقي خود جمع كرده ايد. اكثر قسمت‏ ها با سامانه‏ هاي زمان‏گيري از گزارش خروجي ليست حقوق براي محاسبه‏ زماني كارمندان استفاده مي‏ كنند كه شامل اسامي كارمندان، نوع كار، شماره حسابداري، گزينه‏ هاي كارمزد، مكان‏ ها، دلايل غيبت و موارد ديگر هستند.
يك سامانه‏ي منعطف گزارشاتي پيش‏ ساخته را ارائه مي‏ دهد و به شما اجازه مي دهد تا گزارشات اختصاصي خود را بر اساس نيازتان بنويسيد. اين گزارشات اختصاصي دسته‏ بندي، فيلتر، و داده ‏هاي گروهي را ميسر مي ‏سازد تا به راحتي زمان‏بندي و استثنائات پرداخت را مشاهده كنيد و داده‏ ها را براي ليست حقوقي مورد بررسي قرار دهيد.
وارد كردن و خروجي گرفتن اين اطلاعات ساعت ‏هاي كار دستي ثبت داده‏ ها در ليست حقوقي را حفظ مي‏ كند و خطر اشتباه را كاهش مي‏ دهد.

رديابي معلمان جايگزين
آيا مي‏دانستيد مي ‏توانيد با اين سامانه زمان كاري معلمان جايگزين را نيز رديابي كنيد؟
در حالي كه سامانه‏ خودكار sub-calling وظايفي را كه كارمندان جايگزين پذيرفته ‏اند ثبت مي‏ كند، سامانه‏ي k-12 زمان حقيقي كار هر كارمند جايگزين را مي‏ گيرد. قسمت‏ هاي آموزشي از اين مولفه براي بررسي زماني كه كارمندان جايگزين كار مي‏ كنند استفاده مي‏ كنند تا ساعات كاري آنها در لايحه‏ مراقبت مقرون به صرفه (به ويژه براي جانشينان كارهاي چندگانه در مكان ‏هاي متفاوت) را گزارش دهند.
به علاوه (مختص به Veritime) كارمندان جايگزين شما مي‏توانند با يك ID و يا Pin وارد Aesop و يا Veritime شوند.