دستگاه حضور و غياب

مطالعات تحقيقاتي سال ۲۰۱۱ نشان داده‏اند كه %۶۰ سازمان‏ها از زمان‏بندي اتوماتيك استفاده مي‏ كنند. تنها در چند سال گذشته به علت لايحه مراقبت ‏هاي مقرون به صرفه و فشارهاي مالي و تاكيد بر بهبود بهره ‏وري در كار اين ميزان افزايش يافته ‏است.

خوب پس بخش‏ها چگونه از دستگاه حضور و غياب خود استفاده مي ‏كنند؟

ما نگاهي به Veritime، سامانه‏ مديريت حضور و غياب خود انداخته ‏ايم و چند مولفه‏ بسيار معروف و مفيد را به اشتراك گذاشته‎‏ايم، در اينجا چند مولفه‏ مطلوب آمده است.

تصديق برگه زمان‏بندي
آيا مي‏خواهيد دقت زمان‏گيري كارمند خود را بهبود بخشيد؟ البته كه مي‏خواهيد.
براي رسيدن به اين هدف، بسياري از قسمت ‏هاي كاري با سامانه‏ مديريت حضور و غياب از برگه زمان‏بندي و مرور آن و فرآيند تصديق اين برگه ‏ها استفاده مي‏ كنند. بيشتر قسمت‏ ها حداقل به مديري براي بررسي اين برگه ‏ها قبل از ارائه به بخش كارپردازي نياز دارند. سامانه‏ شما بايد به شما اجازه‏ تنظيم اين فرآيند را به همان روشي كه مي‏خواهيد بدهد و ميزان درستي آن را مشخص كند. مديران مي‏ توانند زمان كارمندان خود را بررسي و آن را تاييد و يا رد كنند.
بعضي قسمت‏ ها نيز از ايميل براي يادآوري دوره‏ حقوق به مديران خود استفاده مي‏ كنند، و بعضي ديگر گزينه ‏هاي واگذاري ديجيتال براي حذف كاغذ بازي ‏هاي غير ضروري را به كار مي‏ برند.

قانون كار بر ساعت هفتگي
بخش‏ هاي اداري عاشق توانايي هستند كه با سامانهي زمان‏گيري بدست مي‏ آورند و مي ‏توانند دقيقا كار هفتگي را محاسبه كنند و دقيقا براي همان زمان به كارمندان خود حقوق دهند.
با سامانه‏ حضور و غياب خود، شما بايد بتوانيد قوانين ويژه ‏اي براي پرداخت كار بر ساعت، و زمان كار شده‏ طبق برنامه وضع كنيد، براي مثال اگر كارمندتان ۵/۱ برابر برنامه‏ زماني كار كرد، يا دو برابر كار كرد، يا به طور تركيبي كار كرد.

تقويم برتر
همه بايد رويدادهاي بخش خود را – تعطيلات، مرخصي‏ ها، حوادث، تاخير، خروج زودتر – كه بر برنامه و حقوق كارمندان تاثير مي‏ گذارد، مديريت كنند. به اين دليل است كه تقويم برتر مولفهي معروفي در سامانه‏ هاي حضور و غياب است.
با اين تقويم در نرم ‏افزار زمان‏گيري خود، مي‏ توانيد رويدادهاي خود را ايجاد كرده و آنها را براي هر فردي يا گروهي خاص از كارمندان تان اعمال كنيد. اين رويدادها به طور خودكار براي برنامه‏ مناسب كارمندان نشان داده شده است. به اين معنا كه هر قسمت نبايد وارد رويدادهاي هر كارمند شود و كارمند نيازي به اطلاع دادن غيبت آن روز خود ندارد. بر اساس قوانيني كه وضع مي‏ كنيد سامانه به طور خودكار قوانين پرداختي آن روز را اعمال مي‏كند.
دستگاه حضور و غياب همچنين بايد روزهايي كه به طور غير منتظره مجددا برنامه‏ ريزي مي‏ كنيد را اداره كند. براي مثال اگر حوزه‏ شما به علت بارش برف از روز مدرسه خارج مي‏ شود مي‏ توانيد «روز برنامه مجدد» و روز جبراني ‏اي كه خارج از برنامه‏ معمول كارمندان است را در تقويم تنظيم كنيد. (مثل يك روز جمعه يا يك روز پس از پايان سال تحصيلي)

گزارش ليست حقوقي اختصاصي
يكي از بهترين فوايد سامانه‏ مديريت حضور و غياب ارسال داده‏ هاي دقيقي است كه از سامانهي ليست حقوقي خود جمع كرده ايد. اكثر قسمت‏ ها با سامانه‏ هاي زمان‏گيري از گزارش خروجي ليست حقوق براي محاسبه‏ زماني كارمندان استفاده مي‏ كنند كه شامل اسامي كارمندان، نوع كار، شماره حسابداري، گزينه‏ هاي كارمزد، مكان‏ ها، دلايل غيبت و موارد ديگر هستند.
يك سامانه‏ي منعطف گزارشاتي پيش‏ ساخته را ارائه مي‏ دهد و به شما اجازه مي دهد تا گزارشات اختصاصي خود را بر اساس نيازتان بنويسيد. اين گزارشات اختصاصي دسته‏ بندي، فيلتر، و داده ‏هاي گروهي را ميسر مي ‏سازد تا به راحتي زمان‏بندي و استثنائات پرداخت را مشاهده كنيد و داده‏ ها را براي ليست حقوقي مورد بررسي قرار دهيد.
وارد كردن و خروجي گرفتن اين اطلاعات ساعت ‏هاي كار دستي ثبت داده‏ ها در ليست حقوقي را حفظ مي‏ كند و خطر اشتباه را كاهش مي‏ دهد.

رديابي معلمان جايگزين
آيا مي‏دانستيد مي ‏توانيد با اين سامانه زمان كاري معلمان جايگزين را نيز رديابي كنيد؟
در حالي كه سامانه‏ خودكار sub-calling وظايفي را كه كارمندان جايگزين پذيرفته ‏اند ثبت مي‏ كند، سامانه‏ي k-12 زمان حقيقي كار هر كارمند جايگزين را مي‏ گيرد. قسمت‏ هاي آموزشي از اين مولفه براي بررسي زماني كه كارمندان جايگزين كار مي‏ كنند استفاده مي‏ كنند تا ساعات كاري آنها در لايحه‏ مراقبت مقرون به صرفه (به ويژه براي جانشينان كارهاي چندگانه در مكان ‏هاي متفاوت) را گزارش دهند.
به علاوه (مختص به Veritime) كارمندان جايگزين شما مي‏توانند با يك ID و يا Pin وارد Aesop و يا Veritime شوند.

ورودي ‏هاي كارمندان
با سامانه دستگاه حضور و غياب قسمت ‏ها مي‏ توانند به روش ‏هاي متفاوتي زمان‏گيري كنند، كه شامل برگه‏ زمان‏بندي الكترونيك و ساعت ‏هاي وب مي ‏شود.
يكي از رايج‏ ترين روش ‏ها از طريق كيوسك مركزي است كه كارمندان مي ‏توانند ساعت ورود يا خروج بزنند. با يك سامانهي زمان‏گيري منعطف، مي‏ توانيد سخت ‏افزار خود را انتخاب نماييد و ورودي را آن گونه كه ‏مي‏ خواهيد تنظيم كنيد. بسياري از بخش‏ هاي آموزش از كامپيوترها يا تبلت‏ هاي متصل به اينترنت (مانند ipad) استفاده مي‏ كنند تا به كارمندان اجازه دهند به ID و يا pin خود وارد شده ساعت ورود و خروج خود را ثبت كنند. بعضي ديگر از دستگاه اسكن استفاده مي‏ كنند كه ثبت ساعت از طريق باركد، تكه‏ هاي مغناطيسي، كارت‏ هاي مغناطيسي و يا فوب ‏ها يا حتي باركدهايي بر گوشي‏ هاي هوشمند صورت مي ‏گيرد.

ساعت بر پورتال
بعضي قسمت ‏ها نيز مي‏ خواهند منعطف ‏تر باشند و به كارمندهاي شان اجازه مي ‏دهند از كامپيوترهاي خود ثبت ساعت كنند و نه از ورودي ثبت ساعت.
با زمان‏گيري پرتال شما مي ‏توانيد به كارمندان تان URL دهيد و يا ميانبري ويژه براي شان ايجاد كنيد تا با ID و يا pin خود ساعت ورود و خروج را ثبت كنند.

برنامه ‏هاي كاري
دريافته ‏ايم كه تقريبا همه براي برنامه‏ ريزي وظايف گروه‏ ها و كارمندان و يا پست‏ هاي كاري از برنامه كاري استفاده مي‏ كنند.
با اين ويژگي مي‏ توانيد ساعت شروع و اتمام و زمان استراحت برنامه ‏هاي خاص را تنظيم كنيد. اين برنامه‏ ها ممكن است شامل همان ساعت كاري هر روزه، يا ساعات متفاوتي در روزهاي گوناگون هفته باشند. همچنين مي ‏توانيد در مورد كسر خودكار برنامه‏ هاي استراحت بدون حقوق كه كارمندان ساعت آن را ثبت نمي‏ كنند تصميم بگيريد.

مكان‏ ياب افراد
با گزارش مكان‏ ياب لحظه‏ اي در سامانه‏ دستگاه حضور و غياب خود مي‏ توانيد ببينيد كارمندان شما دقيقا در كجا هستند. به سرعت مي ‏توانيد ببينيد چه كسي سر كار خود نيست، چه كسي طبق غيبت برنامه‏ ريزي شده بيرون است، و چه كسي اكنون ساعت ورود يا خروج زده است. قسمت‏ هاي كاري اين ويژگي را به علت قابل مشاهده بودن و اعتبار اطلاعات آن بسيار مطلوب مي‏ دانند.

داده ‏هاي غياب
ديگر منفعت مهم اين سامانه، متصل بودن آن به سامانه مديريت حضور و غياب است. براي مثال براي كاربران Veritime و Aesop، به اشتراك‏ گذاري انتخاب داده ‏ها در محصولات ايجاد شده است. به طور ويژه Veritime داده ‏هاي غيبت را از Aesop مي‏ گيرد و مستقيما در برنامه كاري كارمندان اعمال مي‎كند. بر اساس نوع غيبت و دليل آن Veritime اين زمان را در برنامه با قوانين دقيق ليست حقوق تطبيق مي ‏دهد تا پرداخت يا عدم پرداخت را مشخص كند.
داده‏ هاي به اشتراك گذاشته شده، پيگيري زمان ‏هاي تركيبي را به همراه ترازهاي ترك كار ساده مي ‏كند. اگر غيبت بايد خارج از زمان كاري قرار گيرد، Veritime حقوق ساعت كار را با دليل ترك كار محاسبه مي‏ كند و ترازهاي ترك كار كارمند را در هر دو سامانه به روز رساني مي‏ كند.

توضيحات دستگاه حضور و غياب مدل f400 : (همراه با نرم افزار حضور غياب رايگان و حقوق دستمزد)

با گذشت زمان و پيشرفت تكنولوژي در دنياي امروز دستگاه حضور و غياب جايگزين ورود و خروج هاي دستي شده است. با وجود دستگاه حضور و غياب افراد به راحتي تردد خود را ثبت مي كنند و نيازي به برگه هاي ثبت تردد و محاسبات دستي و دشوار نيست.همچنين امكان تقلب و ثبت ساعت به صورت دلخواه براي پرسنل وجود ندارد.در واقع امكان خطا و ناحق شدن حقوق كسي با آمدن آن كمتر شده و باعث سهولت و صرفه جويي در زمان مديران شده است.

دستگاه حضور و غياب اثر انگشتي كه در تصوير مشاهده مي كنيد مدل F400 فراتكنو است كه يكي از محبوب ترين دستگاه حضور و غياب شركت فراتكنو مي باشد.در اين دستگاه قابليت شناسايي از طريق اثر انگشت ، كارت بدون تماس و رمز عبور تعبيه شده است. بدين صورت كه پرسنل مي توانند از طريق يكي از روش هاي بالا تردد ورود، خروج، مرخصي يا ماموريت خود را ثبت كنند.شما مي توانيد براي هر شخص ۱۰ اثر انگشت را تعريف كنيد كه اگر به هر دليل (كثيفي انگشت،زخم شدن انگشت و …) شخص نتوانست با يكي از انگشت ها تردد بزند با انگشت ديگر انجام شود.روي اين دستگاه براي هر شخص يك كد كاربري در نظر گرفته مي شود كه فقط مخصوص خود همان شخص است.راه هاي ارتباطي بين دستگاه و نرم افزار حضور و غياب علاوه بر پورت شبكه كه با يك كابل بين دستگاه و كامپيوتر وصل مي شود مي توانيد از طريق USB و بدون نياز به كابل كشي انتقال اطلاعات را انجام دهيد.اين دستگاه داراي سخنگوي فارسي و سيستم عامل لينوكس مي باشد.در هر بار تخليه اطلاعات شما مي توانيد بازه ي زماني دلخواه را انتخاب كنيد تا يك نسخه ي كپي از تردد پرسنل برايتان ارسال شود.يكي ديگر از مزيت هاي اين دستگاه قابليت آپلود عكس پرسنل مي باشد تادر زمان ورود خروج تصوير شخص روي LCD دستگاه نمايان شود.همچنين تمام منو هاي آن فارسي مي باشد تا به راحتي هر شخصي بتواند با دستگاه كار كند.مزيت ديگر مهم اين دستگاه امكان تعريف مدير مي باشد تا هر شخصي بجز مدير نتواند به منو هاي آن دسترسي داشته باشد.